Privatlivspolitik
Persondatapolitik for EHS-Foreningens elektroniske tjenester Opdateret og gældende fra: 2019-04-05.
Vi deler ikke medlemmers persondata med eksterne parter. med undtagelse af parter, der udfører konkret arbejde på vores bestilling, som for eksempel bladtrykkeren.
I det følgende beskrives de data vi indsamler og opbevarer i foreningens interne computersystemer og hvilke rettigheder du har ift. behandling af dine data.
Medlemsdatabase
I forbindelse med din indmeldelse i EHS-Foreningen, har du oplyst følgende personlige informationer, som vi har registreret i foreningens elektroniske medlemsdatabase:
Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse (hvis oplyst), fødselsår, indbetalingsbeløb og indbetalingsdato samt evt. til netværksliste.
Disse informationer anvendes til at sende medlemsblad samt kommunikationer til medlemmer, enten via e-mail, via fysisk brevpost eller via telefonopkald, samt til at identificere, om medlemmer er berettiget til en medlemsfordel, herunder deltagelse i generalforsamling.
Der knyttes et medlemsnummer til dit medlemskab. Dette nummer kan ikke efterfølgende ændres, men du kan til enhver tid få berigtiget de personlige informationer, som EHS-Foreningen har registreret på dig. Læs mere under ”dine rettigheder”.
Foreningens elektroniske arkiv (ehsf-arkiv.dk )
Foreningen opbevarer informationer om medlemmers aktiviteter i foreningen i forskellige elektroniske dokumentformater. F.eks. arkiveres mødereferater, brev-korrespondance, samt presseklip om aktiviteter relateret til foreningen. Disse dokumenter kan indeholde navne og andre personhenførbare informationer.
IP-adresser
En IP-adresse er en unik identifikator, som er knyttet til den computer, du anvender til at tilgå internettet. IP- adresser er af EU blevet klassificeret som en personhenførbar information, så her vil vi beskrive det omfang, foreningens it-systemer registrerer IP-adresser:
Når du besøger EHS-Foreningens hjemmeside ( www.ehsf.dk ), registreres din computers IP-adresse sammen med tidsstempel for besøget i log-filer hos vores it-driftspartner for hjemmesiden. Disse slettes automatisk efter 30 dage. Når du tilgår foreningens elektroniske arkiv, registreres din computers IPadresse sammen med tidsstempel for besøget i log-filer på serveren. De opbevares pt. i 52 uger med henblik på teknisk efterforskning af evt. uvedkommende adgang. Kun systemadministrator har adgang til disse logs.
Datasikkerhed ifm. foreningens elektroniske tjenester
Al tilgang til foreningens elektroniske arkiv foregår over krypteret (SSL) forbindelse, hvilket umuliggør aflytning af dataudvekslingen mellem server og medlemmers computer. Arkivet drives på en server, der er sikret mod uvedkommende adgang efter bedste praksis, og den tekniske drift af serveren varetages af hhv. en erfaren data- og netværksspecialist samt en erfaren it-konsulent.
Dine rettigheder
Som medlem af EHS-foreningen har du ret til at udøve følgende rettigheder ift. til behandlingen af dine persondata:
Ret til at se oplysninger: Du har ret til at få oplyst hvilke oplysninger, EHS-Foreningen har registreret om dig.
Ret til berigtigelse: Er de oplysninger, EHS-Foreningen har om dig ikke korrekte, har du ret til at få dem korrigeret.
Ret til sletning: Du har ret til at få slettet de informationer, EHS-Foreningen har om dig, så længe de ikke er nødvendige for at overholde et lovkrav, herunder fx. bogføringslov. Ønsker du dine oplysninger slettet, bedes du rette henvendelse til kassérer via email: kasserer@ehsf.dk eller via brevpost til foreningens adresse:
EHS-Foreningen
Fåborgvej 75A
5762 Vester Skerninge
Ret til begrænsning af databehandling: Du har ret til at få behandling af dine oplysninger begrænset.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod EHS-Foreningens behandling af dine personoplysninger.
Ret til at flytte dine informationer: Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, så de kan indlæses og anvendes af andre.
